Les vendanges de la Saint Sylvestre
Lors de mon expérience professionnelle dans le secteur viticole, j’ai eu l’opportunité de travailler avec la responsable événementiel de l’entreprise qui m’a appris tous les rouages de l’événementiel.
L’entreprise dans laquelle nous travaillions proposait des événements à destination du grand public comme La Saint Sylvestre, Saint Mont Vignoble en Fête, Jazz in Marciac. D’autres événements étaient à destination de professionnels comme l’Assemblage du Faîte et les journées ampélographiques (journées destinées aux spécialistes de la recherche ampélographique).
C’est durant cette expérience que j’ai appris la gestion d’un événement de A à Z avec des paramètres modulables. Pour l’événement de la Saint Sylvestre, j’ai participé d’une part à l’organisation en amont (réunions mensuelles dans l’organisation avec l’association, envoi d’invitations, réalisation de communiqués de presses avec l’agence de communication). D’autre part, je me suis chargée de la prise de contact avec les partenaires et la réalisation de devis ainsi qu’à l’installation et le service du vin le jour J.
L’Assemblage du Faîte
J’ai participé à un des plus grands événements de l’entreprise (l’Assemblage du Faîte, cuvée emblématique) destinés aux professionnels du vins. Ces derniers sont invités à déguster différents assemblages de vins. Il y a également deux parrains (personnalités du monde du vin) qui sont présents et qui votent pour deux vins qui représenteront deux cuvées phares de Plaimont : le Faîte rouge et le Faîte Blanc.
Pour cet événement, j’ai pris en charge la logistique de l’événement comme récupérer les palettes de vins et de verre, vérifier si toutes les commandes sont complètes et les transporter dans les différents lieux. J’ai également pris en charge la réservation d’hébergements. Ensuite j’ai participé à l’installation de l’événement (crachoirs, sono, réception des palettes) et fait la mise en place des différentes salles de dégustation. Le Jour J, il fallait veiller à la coordination des partenaires pour assurer le bon déroulement de l’événement.
Le challenge de l’événement résidait aussi dans l’installation : il fallait imaginer l’agencement de la salle pour une dégustation qui accueillait 105 dégustateurs et faire la mise en place de 1500 verres de dégustations avec sets, crachoirs etc.
Gestion de la logistique de formations
Lors de mes deux ans au sein de l’entreprise Lectra, j’ai pris en charge la logistique de nombreuses formations. Cela impliquait de gérer un planning de 4 à 6 formations par mois avec le plus d’avance possible, le but étant de faciliter l’arrivée de collaborateurs étrangers sur le site de Cestas pour se former.
Dans un premier temps cela impliquait la prise de contact avec les participants et les demandes de visas auprès des ambassades. Ensuite, il faut gérer les réservations d’hôtels, de taxis, de restauration, de procédures internes, l’envoie des informations de logistique auprès des participants.. jusqu’à la mise en place de la salle de formation et l’accueil des participants le jour J.
La gestion de cette logistique nécessitait beaucoup de planification et d’organisation, d’anticipation, car beaucoup de changements de dernière minute avaient lieu.
